关于做好2024年归档工作的通知

各归档单位：

为了保证我校2024年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关事项通知如下：

一、各单位档案工作分管领导（档案工作负责人）应高度重视各类文件材料的归档工作，为档案工作联系人（兼职档案人员）提供充分的条件和时间。各单位人员应主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位档案工作联系人（兼职档案人员）归档，以便日后工作查考。

二、各单位档案工作联系人（兼职档案人员）应认真对待归档工作，将本单位2023年度在各项工作和活动中形成的、对学校和社会有保存价值的、各种载体的文件材料收集齐全、完整。

除本单位的正式发文以外，还应注意对以下几种文件材料的收集：（1）重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料；（2）网上发布的电子公文；（3）声像类文件材料。

三、档案馆综合档案室负责落实各单位归档工作，为各单位设置专属联系人，对口负责相应单位的档案业务指导及材料接收。

四、根据学校档案工作相关要求，实行纸质档案和电子档案的“双套制”归档。电子档案指的是与移交的纸质档案相匹配的扫描件。各单位在整理纸质档案的同时，应将纸质档案全部数字化、影像化，并在学校档案管理系统中上传PDF、JPG、Excel等格式的电子文件。如果上传文件过大，无法通过系统正常上传，则可以其他载体形式交我馆集中归档。

五、归档范围

1.按业务类型，包括党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、外事类、财会类等。

2.按载体类型，包括声像类、实物类、出版物类等。

3.归档材料不包括应归入以个人卷宗为单位的人事档案材料。

4.如果有涉密文件材料，应与定密审批材料一同归集。涉密文件材料不可与非密文件材料混同归档。

六、立卷归档

1.学校档案管理系统IP为：115.25.60.228，各归档单位可按照给定用户名登录，遗忘或丢失密码的，可联系我馆找回或新设。

2.实体归档前，归档单位应首先在学校档案管理系统录入归档案卷和文件的基本信息，之后对相关电子文件进行上传。

3.上传内容包括：本部门生成文件的电子版（上传全文），重要的活动图片及重要奖项的图片（上传图像），数据库格式的文件（转成EXCEL格式后上传）等。

4.我馆将对各归档单位所录入条目、上传文件和图片、案卷实体同步进行验收，请各单位确保归档案卷、文件实体的内容形式与登记信息充分一致。

七、其他

1.请各归档单位于6月30日之前完成2024年归档工作。如有疑问的，请及时与我馆联系，我馆提供业务培训和指导。

2.各单位档案工作负责人、联系人如有变化，请在贝壳档案员微信群内进行更新。

      联系电话：62332664；工作邮箱：dag@ustb.edu.cn。

      感谢各归档单位的配合与支持！

档案馆                  

2024年4月16日