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综合档案立卷归档流程

作者:B1107463       时间:2019-04-16 10:53:36       浏览量:

    1.将上一年度形成的文件按照立卷规则排序组卷

    归档范围:凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料,包括本机关、本单位形成的制定的正式文件、会议文件、内部使用文件,包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料,都应列入归档范围。凡是与机关、本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。

    • 分年度:将文件按其形成的年度分开,将文件归入其形成的年度。

    • 分问题:在分年度的基础上,将文件按其内容所反映的不同问题、事物分开,同一内容的组成一卷。

       

    2. 卷内文件排列好之后,开始编制页号。

    具体做法是:凡是页面上有内容的页都要编号,空白的页不用编号,页号要求用签字笔标在页面右下角。

     

    3.在文件编号完成以后,根据案卷实体登录南大之星档案管理软件进行案卷和文件信息的著录。登陆南大之星网址:http://222.28.57.118.

     

    4. 分别点击“添加案卷”和“添加文件”进行案卷和文件信息的著录。

    需要在网上著录的内容有以下几项:

    1)一级目录:文件形成的年度, eg.2013

    2)二级目录:单位代码,eg. DQ12.11

    3)实体分类号:2013-DQ12.11

    4)案卷/盒号:点击“添加案卷”进行第一卷的添加,案卷号为1;点击“添加文件”进行第一个文件的添加,案卷号为1.0001,第二个文件的案卷号为1.0002,以此类推,直到添加完最后一个文件。点击“添加案卷”进行第二卷的添加,案卷号为2;点击“添加文件”进行文件的添加,案卷号依次为2.0001,2.0002,2.0003……直到添加完所有的案卷和文件。

    5)保管期限:长期

    6)密级:公开

    7)正题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题。

    8)第一责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,如本科生毕业成绩单,责任者应是教务处。

    9)页数:案卷的页数应为总页数,eg.200;每个文件的页数应填写起止页,eg.1-23-8,9-10.

    10)起止时间:文件标注的形成时间。

    11)归档单位:eg. 教务处

    12)存址:综合

    13)文件时间:文件形成的时间,eg. 2014.5.28

    14)文号:文件制发机关的发文字号,如校字[2004]19号。

    15)接收人:档案馆相关负责老师。

    16)移交时间:将档案送来档案馆的时间。

    17)移交人:负责归档的老师名字。

    18)输入员:负责输机的老师或同学名字。

     

    5. 上传文件的电子版,要求与输机目录一一对应。

    具体操作步骤:

    点击一个文件后面的“编辑”,如图

    点击“全文”,如图

    点击“浏览”,如图

    选择要上传的电子文件进行上传。

     

    6.输机完成后,打印案卷封皮,卷内目录,移交目录。

    具体操作方法:

    1)点击“打印当前”“案卷封皮IA4)”“案卷列表”选择要打印的案卷,在案卷前面打勾“打印预览”用牛皮纸进行打印。要一卷一卷的打,打完一卷再点击“案卷列表”选择下一个将要打印的案卷。

    2)点击“打印当前”“卷内目录(A4纵向)”“案卷列表”选择要打印的案卷,步骤同上。

    3)点击“打印当前”“案卷移交目录(A4横向)”“打印预览”进行打印。打印成横向的,一式两份。移交人写负责归档的老师,移交时间写将档案移送至档案馆的时间。两份都要盖部门章。

     

    7. 填写卷内备考表:

    1)本卷共__件,__页。写明本卷包含的文件件数和总页数。

    2)立卷人:负责归档的老师签字

    3)检查人:部门领导签字

    4)立卷时间:将档案移交档案馆的时间

    5)也要盖部门章。

     

    8.每一卷都要按如下的顺序进行排列:案卷封皮卷内目录组成该卷的文件卷内备考表。

     

    9. 联系档案馆进行移交。

     

     

     

    注意事项:

  1. 正题名:除会议文件外,一般不得使用××文件材料,如学校办公室文件材料××学院文件材料等含混的标题;必须把每一个带有标题的文件进行完整输机。一般以年度主要责任者内容(事由)名称(文种)为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。会议记录和通知应概括出主要内容。

  2. 页号:卷内有文字的页面,只要不是空白页,均应编号。编号要求从1开始大排序一直往后编,直到最后一页。中间不能再次出现从1开始的编页。对于装订成册的本(本身已经编好页码了),也要重新编页,连带书皮,只要有字的都要编页,切不可偷懒以书本自带的页码为准。

  3. 纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

  4. 卷内文件的数量不应超过250个自然页,即250张(500面)A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。

  5. 移交前要把纸上的订书钉、透明胶带移除。因为这些会生锈或污染字迹,对档案的长时间保存造成影响。

  6. 凡是有电子文件的内容,要求一律上传。目的是今后本部门查找档案更方便,可以直接在网上预览,而不必跑到档案馆查阅;同时也降低翻阅档案时对档案的损耗,使其能更长久的保存。注意同一个文件上传时电子文档、输入的条目和纸质版归档的材料都要一致。

     

     

    关于档案归档的其他未尽事宜,请直接与综合档案室联系。

    联系电话:62332664      

     

 

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