北京科技大学财会类档案管理办法

北京科技大学财会类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规，为加强我校财会档案管理工作，充分发挥财会档案在学校建设中的作用，提高财会档案工作的质量和管理水平，特制定本办法。

第二条  凡是我校在财务管理和会议活动中直接形成的具有保存判用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等材料，均属财会档案。

第三条  根据财会档案的特点，学校财务处、结算中心、工会等部门所形成的财会档案统一交予档案馆保存，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条  财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

第五条  学校各财会档案形成部门，要配备相应的专（兼）职档案员，负责财会文件材料的形成、积累、归档工作。

第二章  归档范围的确定

第六条  确定的原则

（一）归档的财务工作管理和会议活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

第七条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附件。

（二）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

第八条  不归档的文件材料

（一）上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；

（二）未定稿的文件；

（三）重份文件及校内其他单位发来的文件；

（四）未生效的合同、协议、单据；

（五）无查考利用价值的一般性、临时性文件；

（六）与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。

第三章  立卷归档

第九条  校财务处、工会等，均为财会档案立档单位，并按规定时间向校档案馆移交归档。

第十条  财务处在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，做好平时的收集、积累，注意材料的完成、系统和准确。

第十一条  各立档单位应遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，按照便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限整理组卷。

第十二条  各立档单位按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

第十三条  各立档单位将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

第十四条  案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要筒要，确切地反映卷内材料内容，包括责任者、内容和文件类型、名称，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第十五条  卷内目录表应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

第十六条  编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

第十七条  对于未了结的债权、债务及涉外的原始证，应单独立卷，由财务部门保管到结清债权、债务时为止。

第十八条  备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需说明的情况。

第十九条  卷内目录材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

第二十条  案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左册装订，若装订处有重要批注者，须进行贴边处理。

第二十一条  归档验收

（一）当年产生的会计材料，各财会立卷部门应于次年第一季度内整理组卷。

（二）各财会立卷部门应每年度向档案馆移交一次会计档案，具体移交流程及时间为：各财会立卷部门将本年度形成的会计档案，编制移交目录一式二份，送领导核查签字并加盖本立卷单位公章后，连同案卷于次年6月底前移交档案馆。

（三）各财会立卷部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求期限改正后归档。

第四章  财会档案的管理

第二十二条  学校档案馆统一管理历年财会档案。

第二十三条  按照《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校财会档案的分类由一、二、三级类目代号组成。

第二十四条  财会类档案档号为：年度+财会档案分类号+案卷。案卷号按三级类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。次序可参考附件一。凭证、报表，按年、月序，帐薄按总帐、分类帐，明细帐序。

第二十五条  每个案卷脊背应粘贴或标注财会档案档号。

第二十六条  财会档案的保管

（一）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

（二）库房标准温度为14℃~24℃，标准相对湿度为45%~60%。

（三）案卷入库应按档号顺序排放，库房密集架应编制顺序号。

（四）要定期对档案的安全进行检查，记录在案，发现问题及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

第二十七条  财会档案的统计

（一）建立健全统计台帐，掌握财会档案的收进、整理、利用等各种情况数据。

（二）对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导及财务处。