北京科技大学出版类档案管理办法

北京科技大学出版类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强我校出版档案工作，充分发挥出版档案在学校各项工作中的作用，提高出版档案工作的质量和管理水平，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  凡是我校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物的活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、电子数据和声像等载体形式的历史记录，均属出版档案。

第三条  出版档案由档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条  出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑部门的管理制度中，纳入出版工作计划和规划，纳入各负责人、责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作

第五条  学校各出版编辑部门应明确一名分管档案工作的负责人，并确定专（兼）职档案员，协同档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷和归档工作。

第二章  归档范围的确定

第六条  确定的原则

（一）归档的出版编辑管理工作和出版活动各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证价值。

（二）归档的出版文件材料必须反映出版管理活动和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致，特别注意出版材料的成套性。

第七条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面。

（二）归档的重点是出版活动中各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

第八条  不归档的文件材料

（一）上级单位有关出版工作的普发性、无需办理的文件；

（二）未生效的合同、协议书；

（三）不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

（四）重复文件、校内部门发来的文件；

（五）无参考价值的一般性函件；

（六）校外单位交流材料等。

以上不归档文件如有必要可作为资料保存。

第三章  立卷归档

第九条  学校各刊物编辑部门均为出版档案的立卷部门。

第十条  出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的收集，将全部材料收集整理并统一保管，随时检查归档材料是否完整、系统、准确。

第十一条  出版物出版后，责任编辑应将归档材料加以整理，按照彼此间的自然联系进行系统排列，与原稿、清样、样书一起归档。原稿根据其历史参考价值，由编务部门确定去留。决定留存的原稿在出版后随书稿一起归档。

第十二条  归档的出版文件材料要格式统一、字迹工整、图像清晰。

第十三条  出版文件材料一般归档一份，重要或经常使用的可酌情增加副本。

第十四条  出版编辑部门档案人员应按照下述要求，认真做好案卷的整理组卷工作。

（一）出版物出版后，应立即着手进行该出版物应归档文件材料的整理组卷工作。归档文件应当为原件，要求签字和盖章的必须有签名和公章。

（二）根据出版文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于参考的组卷原则,对出版文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理。出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

（三）跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

（四）每卷档案单独顺序编排并标注页码。凡有文字的正反页面都要标注页码，采用阿拉伯数字，正面标注在页面右下角、反面标注在页面左下角。在每件文件材料的右上角加盖部门名称、档号、件号的印章，并逐一填写。

（五）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

（六）出版文件材料采用卷盒方式保管。出版文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并要求标明参见号。

（七）归档文件按出版物与立卷并装盒后，填写卷内目录和备考表。卷内首页应为卷内目录，如卷内文件自带目录则不必再放。备考表应写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整度、准确度、损坏、缺失情况加以说明。日后案卷内的文件材料需要变更、修改时，档案管理人员及时在备考表上注明。

（八）每卷档案应分类编号，形成出版档案档号。每个档号分为五层，格式为：年度号+出版档案一级类目+出版档案二级类目+出版档案三级类目+案卷号。其中，年度号为出版物的出版年份。

（九）填写案卷封面各栏目。出版档案案卷以书籍作者（译者）、书名为标题，刊物以刊名、刊期为标题。

（十）确定卷内文件的保管期限与密级。

第十五  条归档验收

（一）出版物出版一个月内，责任编辑应向本部门的档案工作人员归档。出版编辑部门在每年六月底前，将上年应归档的出版档案集中向档案馆移交。档案移交时填写移交目录，一式两份，交接双方在移交目录上签字盖章，各留一份备查。出版物权转移到校外出版社时，档案随同移交，或将有关材料退还作者。

（二）出版编辑部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求期限改正后归档。

第四章  出版档案的管理

第十六条  归档到档案馆的出版档案，在综合档案库房出版档案专用密集架有序存放，妥善保管。

第十七条  出版档案可查阅、复印和拍照，一般不外借。校内单位利用出版档案，出具查档介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。如因特殊情况需外借档案，应提出书面申请，经出版编辑部门与档案馆领导审批同意后，办理借出手续，并保证借出档案的完好和安全，用毕及时归还。

第十八条  出版档案在一定时期内须保密或限制使用的内容，特别是专家审稿意见，应严格区分，必须利用时经出版编辑部门与档案馆领导批准。