北京科技大学党群、行政类档案管理办法

北京科技大学党群、行政类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，使之更好地为学校各项工作服务，特制定本办法。

第二条  凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

第三条  由校档案馆集中统一管理全校党、政档案并确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条  应归档的党、政文件材料实行各部门、各单位立卷归档制度。

第五条  党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入各部门、各单位的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

第六条  学校各部门、各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

第七条  大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

第八条  贯彻执行党和国家保密、保卫制度、严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。

第二章  归档范围的确定

第九条  归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。

第十条  归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

第十一条  归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

第十二条  归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

第十三条  不归档的文件材料包括：1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料。2）上级机关发来供工作参考的抄件。3）上级机关征求意见未定稿的文件。4）重份文件。5）无查考利用价值的事务性、临时性文件。6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、校对稿。7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。8）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信。9）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。11）为参考目的从各方面收集的文件材料。

第十四条  学校各部门、各单位在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料暂存。

第十五条  对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门、本单位领导批准后，指定专人负责送往指定的造纸厂予以销毁。

第三章  立卷归档

第十六条  学校各部门、各单位均为立卷单位。

第十七条  学校每一个立卷归档单位的专（兼）职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。

第十八条  各部门、各单位在对本部门、本单位所有应归档材料进行组卷时，应遵循如下原则，即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和本部门、本单位的主要职能活动，同时便于今后查找利用为原则。

第十九条  为避免各部门、各单位立卷时发生重复归档或遗漏，各类文件材料立卷分工如下：1）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部委下达的文电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档，以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

第二十条  党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议，干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

第二十一条  校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

第二十二条  两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位保存复制本。

第二十三条  各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

第二十四条  重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

第二十五条  按照归档时间要求，各立卷部门的专（兼）职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷。

第二十六条  文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年6月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第四章  党政档案的管理

第二十七条  按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校党群、行政类档案的分类由一、二、三级类目代号组成。

第二十八条  党群、行政类档案档号=年度号+党、政档案分类号+立档单位代码+案卷号，比如2019-DQ11.11-1。案卷号按三级类目流水，年度用自然年度。

第二十九条  学校档案馆对已接收的案卷，要认真搞好编目：1）在案卷的脊背上注明案卷题名、档号及保管期限。2）按分类原则编制党、政档案案卷目录。3）将著录数据及时存贮到计算机中，并与学校信息系统联网。

第三十条  党群、行政类档案按年度三级类目横向排列，并将案卷按档号顺序在档案柜中依次排列。

第三十一条  与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

第三十二条  档案馆应健全档案的借阅、审批权限、期限、数量等事项，并做好借阅、利用效果的登记。