北京科技大学档案管理办法

北京科技大学档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范学校的档案工作，提升档案管理水平，有效保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条  档案工作存史资政育人，是学校重要的基础性工作，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校各级单位应重视档案工作，提高档案责任意识，发挥档案服务教学、科研和育人的作用。

第四条  学校将档案工作纳入学校的整体发展规划，在机构设置、人员编制、经费预算、库房建设等各方面对档案工作给予必要的支持和保证。

第二章  机构设置及职责

第五条  坚持中国共产党对档案工作的领导。在学校党委的领导下，档案工作由一位校领导具体分管。党委和分管校领导的主要职责：

（一）贯彻执行党和国家关于档案管理的法律法规和方针政策，统筹规划和领导学校的档案工作；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案工作与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实档案工作机构设置、人员编制、档案库房和办公场所、发展档案事业所需设备和经费；

（四）依法依规做到 “三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；

（五）批准学校档案工作规章制度，统筹学校档案工作的业务培训，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条  学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，其职责：

（一）宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度并贯彻落实。负责对各部门、各单位档案工作进行指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）建立和健全档案工作体系，负责各部门、各单位专（兼）职档案员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）完成上级档案职能部门及学校交办的有关任务。

第七条  学校其他部门的职责：

各部门、各单位的档案工作由一名领导分管，还应配备专（兼）职档案员，对本部门、本单位的档案工作进行有序管理，做好档案的收集、整理、立卷、归档和移交等工作；

党委组织部、人事处负责干部人事档案的归档、审核和利用工作；

保卫部（处）、保密委员会办公室负责指导档案馆的安全及保密工作；

信息化建设与管理办公室协同档案馆做好信息化建设工作。

第三章  文件材料的归档、移交和接收工作

第八条  各部门、各单位或个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的、对学校师生和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，集中管理，任何部门、单位或个人不得据为己有或者拒绝归档。各级领导、业务主管职务活动中形成的应当归档的文件、材料应及时归档；在调离工作岗位或退休前，须做好业务档案的整理和移交工作。

对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

第九条  文件材料的归档范围（详见档案馆编发的《档案工作法律法规与制度汇编》）：

（一）党群类：主要包括党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；

（二）行政类：主要包括行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；各行政部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于行政管理的文件材料；

（三）财会类：主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单等具有保存价值的会计资料；

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；

（五）科研类：主要包括科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物；

（六）基本建设类：主要包括在建设项目全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的具有保存价值的文件材料；

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

（十）外事类：主要包括学校教职工因公出国境，含出席国际会议、出国境访问、讲学、合作研究、学习进修等的材料；学校聘请的海境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、在华举办国际会议、学生赴海境外交流培养等形成的材料，以及管理外国或港澳台专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予海境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；

（十一）干部人事类：主要包括干部职工的履历、自传、考核鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计、党团、表彰奖励、违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料及其他可供组织参考的材料；

（十二）学生类：主要包括学生的高中档案、报考登记表、入学登记表、成绩单、毕业生登记表、学位材料、体检表、奖惩记录、党团组织档案、就业通知书等材料。

第十条  各门类档案归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。

第十一条  学校实行档案材料形成单位立卷归档制度。各部门、各单位专（兼）职档案员按照归档要求，及时收集、整理、组卷、编制件号、统计页数、填写卷内目录，上传电子文件，检查合格后向档案馆移交。

第十二条  各门类档案须按档案馆规定的时限移交归档。对于学校的重大活动，档案馆要提前介入，主办单位应积极配合，保证重要档案及时归档。

第十三条  各类档案归档时间为：

（一）党群类和行政类档案应当在次年6月底前归档；

（二）教学类档案应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基本建设类档案应当在项目竣工结算后三个月内归档；

（五）干部人事类和学生类档案应当在材料形成一个月内归档；

（六）其他类档案根据实际情况及时归档。

第十四条  各部门、各单位移交归档的档案应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第四章  档案的管理

第十五条  档案馆负责对各类归档资料进行鉴定、整理、分类和编号。

第十六条  档案馆各档案库房须设专人负责，档案库房管理人员要按档案库房管理的“八防”要求定期检查库房，消除安全隐患，遇有特殊情况，及时向主管领导报告并采取相关措施。

涉密档案管理应符合涉密载体管理有关规定，专人负责管理。按保密要求采取人防、物防、技防措施。

第十七条  档案馆负责档案的安全管理，防止档案破损、退色、霉变和散失。对已破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十八条  档案馆按照国家档案局的有关规定及学校档案工作的实际情况，确定档案材料的保管期限。

第十九条  档案馆对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报分管校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条  档案馆负责档案统计年报工作，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章  条件保障

第二十一条  档案馆工作经费列入学校预算，保障档案工作发展需求。各部门、各单位保存本部门、本单位归档文件所需的档案装具等设备，在本部门、本单位经费中列支。

第二十二条  学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。涉密档案存放应设置符合保密规定的专用库房；声像、电子等特殊载体档案的存放，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防虫等必要设施。对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《绿色档案馆建筑评价标准》（DA/T 76-2019）的要求及时进行改扩建或者新建。

第二十三条  学校为档案馆配备档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  档案的利用与公布

第二十四条  档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及工作秘密的；

（四）涉及个人隐私的；

（五）档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条  档案馆设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供档案目录、计算机查询等服务，为利用档案创造便利条件。

第二十六条  凡持有合法证明的单位或者个人，在说明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，可查阅利用属于公布范围的档案，并可以摘录和复制所需材料。

海境外组织和个人利用学校已公布的档案，按国家有关规定办理相关手续。

第二十七条  借阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案材料形成单位或本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用涉密档案时，按照学校保密管理规定执行。

第二十八条  利用重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆馆长批准。

第二十九条  对于借出的档案，当事人须登记并妥善保管，按期归还。发现损坏或丢失，当事人应写出书面报告，根据不同情况，严格按规定处理。

第三十条  档案馆出具加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条  档案馆应积极开展档案编研工作，出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请分管校领导批准。

第三十二条  档案馆采取多种形式开展档案宣传、教育和培训工作。

第七章  档案信息化建设

第三十三条  学校应当将档案信息化纳入学校发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

学校信息化建设与管理办公室协同档案馆加强档案信息化建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，并采取措施保障档案信息安全。

第三十四条  电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十五条  归档单位应优先实现归档材料的电子化、数字化、影像化。

第三十六条  档案馆可逐步推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第三十七条  电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。涉密电子档案不得通过非涉密网络移交，须遵守有关保密管理规定。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第三十八条  档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。在条件允许的情况下可推进数字档案馆的建设。

第八章  奖励与处罚

第三十九条  档案馆负责建立档案工作检查、考核和评估制度，每两年对档案形成部门及专（兼）职档案员的工作进行检查、评估、考核，定期通报归档情况。

第四十条  学校对在档案工作中做出突出贡献的集体和个人，给予表彰与奖励。

第四十一条  有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规行为的。

第九章  附  则

第四十二条  档案馆根据此办法制定相关的管理制度和实施细则。

第四十三条  如国家法律、法规、规章和上级有关政策变化，以变化后的规定为准。

第四十四条  本办法于2021年10月28日经第29次校长办公会讨论通过，自公布之日起实施。

         第四十五条  本办法由档案馆负责解释。