北京科技大学基建类档案管理办法

北京科技大学基建类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强我校基建档案工作，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，提高基建档案工作的质量和管理水平，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  凡是我校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、电子数据和声像等载体形式的历史记录，均属基本建设档案，简称基建档案。基建档案根据自身特点按项目成套进行管理，保证完整性、准确性、系统性。

第三条  基建档案由档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条  基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围，做到基建工作一开始就与立档工作同步进行。工程建设过程中，要与竣工材料的收集、整理、鉴定工作同步进行。工程竣工结算时，要与提交一整套合格竣工图的验收同步进行。

第二章  归档范围的确立

第五条  确定的原则

（一）归档的基建文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证价值。

（二）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

第六条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、工程管理文件、施工文件、竣工文件等方面。

（二）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

第七条  不归档的文件材料

（一）上级单位有关基建工作的普发性、无需办理的文件；

（二）正式施工前的草图、未定图纸等；

（三）重复文件和重复图纸等；

（四）无查考价值的临时性、事务性文件。

以上不归档文件如有必要可作为资料保存。

第三章  立卷归档

第八条  学校基建处是我校基建文件材料形成、收集、汇总、立卷部门，需安排一位部门领导分管基建档案工作，并配备相应的专（兼）职档案员，负责基建文件材料的日常形成、收集、立卷工作。

第九条  基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成收集文件材料的任务。

第十条  基建项目总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分承包单位范围内的文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工结算时由总承包单位向基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。基建项目由几个单位分别承包的，由各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建处汇总、整理。各承包单位未按要求向基建处提交所需归档材料的，应扣、罚承包单位一定比例的款项。

第十一条  基建处应适时向档案馆通报大型基建项目主要的工程进度，协同档案馆督促和指导档案人员及工程技术人员做好基建项目文件材料的收集工作。

第十二条  基建处要认真把好文件材料形成的质量关，注意检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，是否与所反映的对象一致，是否能揭示其性质与特征。

第十三条  使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改必须填写更改通知单，并履行批准手续。

第十四条  归档的基建文件材料要格式统一、字迹工整，图像清晰。

第十五条  归档的底图、格式须按国家制图标准绘制完成。归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字图清晰，用纸优良。

第十六条  工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

第十七条  基建处要定期检查、绘制学校的总平面图及水、电、通讯等管网图。

第十八条  基建处档案人员应按照下述要求，认真做好案卷的整理组卷工作。

（一）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，应立即着手进行该项目应归档基建文件材料的整理组卷工作。归档文件应当为原件，要求签字和盖章的必须有签名和公章。

（二）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于参考的组卷原则,对基建文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组成一个或若干个案卷。

（三）管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按地质图、设计图、施工图、竣工图、更改图的顺序排列(各图类内依次为建筑图、结构图、水暖图、电工图、气管图)。

（四）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

（五）基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

（六）每卷档案单独顺序编排并标注页码。凡有文字的正反页面都要标注页码，采用阿拉伯数字，正面标注在页面右下角、反面标注在页面左下角。蓝图、底图以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖单位名称、档号、件号的印章，并逐一填写。

（七）归档文件按项目立卷并装盒后，填写卷内目录和备考表。卷内首页应为卷内目录，如卷内文件自带目录则不必再放。备考表中应注明基建项目申报时的名称与交付使用后的名称对照。备考表还应写明本案卷文件材料和图纸的总页数，并对文件材料的完整度、准确度、损坏、缺失情况加以说明。日后案卷内的文件材料和图纸需要变更、修改时，档案管理人员及时在备考表上注明。

（八）每卷档案应分类编号，形成基建档案档号。每个档号分为五层，格式为：年度号+基建档案一级类目+基建档案二级类目+基建档案三级类目+案卷号。其中，年度号为基建项目竣工年份。

（九）填写案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。

（十）确定卷内文件的保管期限与密级。

第十九条  归档验收

（一）基建项目在验收后三个月内正式归档。基建处向北京市城建档案馆归档的同时，应向档案馆同步归档。档案原件只有一份时，可用复制件代替，但需加盖基建处公章。档案移交时填写移交目录，一式两份，交接双方在移交目录上签字盖章，各留一份备查。

（二）各基建立卷部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求期限改正后归档。

第四章  基建档案的管理

第二十条  归档到档案馆的基建档案，在综合档案库房基建档案专用密集架有序存放，妥善保管。

第二十一条  基建档案可查阅、复印和拍照，一般不外借。校内单位利用基建档案，出具查档介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。如因特殊情况需外借档案，应提出书面申请，经基建处与档案馆领导审批同意后，办理借出手续，并保证借出档案的完好和安全，用毕及时归还。