北京科技大学科研类档案管理办法

北京科技大学科研类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强我校科研档案工作，充分发挥科研档案在学校和国家建设中的作用，提高科研档案工作的质量和管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规精神，特制定本办法。

第二条  凡是我校在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图标及声像载体材料，均属科学研究档案，简称科研档案。

第三条  科研档案由档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条  科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入学校科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第五条  要努力实现我校科研档案工作科学化管理，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。

第二章  归档范围的确定

第六条  归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

第七条  归档的文件材料必须反映科研管理、科学项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。

第八条  归档的科研文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

第九条  几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位合法权益的，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档案及案卷目录提供主持单位。

第十条  归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

第十一条  归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是研究实验阶段形成作为研究结果依据的原始材料。

第十二条  取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

第十三条  不归档的文件材料：1）上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件。2）上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。3）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。4）重份文件。5）无查考价值的事务性、临时性文件。6）非隶属单位抄送的不办的、也无参考价值的文件。7）校内其他单位发来的文件。8）与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如有必要，可作为资料暂存。

第三章  立卷归档

第十四条  归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。

第十五条  根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料和内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

第十六条  内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

第十七条  拆除案卷内的金属物，对破损的文件材料进行修补。

第十八条  科学技术研究院的文件材料，按党、政档案要求组卷装订，并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧下角。

第十九条  填写卷内目录，备考表和案卷封面。

第二十条  科学技术研究院负责管理性文件归档，科研课题由课题组交科学技术研究院，再由科学技术研究院统一归档。

第二十一条  归档时间：研究课题在鉴定验收后两个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

第二十二条  重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

第二十三条  归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科学技术研究院不得申报成果。

第二十四条  科学技术研究院填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

第四章  科研档案的管理

第二十五条  科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号。科研综合类档案用自然年度，科研项目类档案用项目完成年度。

第二十六条  档案馆对接收的案卷在卷脊上表明案卷题目、档号、保管期限。

第二十七条  将著录数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。

第二十八条  科研档案排架按年度-二级类目横向排列，并将案卷按档号顺序在密集架上依次自上而下，从左到右竖立排放。

第二十九条  与科研文件材料配套的声像文件材料排架，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

第三十条  科学技术研究院随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

第三十一条  档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。