北京科技大学设备类档案管理办法

北京科技大学设备类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强我校设备档案工作，充分发挥设备档案在学校教学、科研及资产管理等工作中的作用，提高设备档案工作的质量和管理水平，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、电子数据和声像等载体形式的历史记录，均属仪器设备档案，简称设备档案。设备档案根据自身特点成套进行管理，保证完整性、准确性、系统性。

第三条  设备档案由档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条  设备档案工作是学校资产管理工作的组成部分和重要环节，必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。设备档案是国家的重要技术储备，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校资产管理部门的职责之一。

第五条  要努力实现设备档案工作的科学化管理转变，逐步采用先进的科学技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济服务。

第二章  归档范围的确立

第六条  确定的原则

（一）归档的设备管理和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证价值。

（二）归档的设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

（四）作为学校固定资产的各种国产进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

第七条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。

（二）归档的重点是仪器设备项目各个环节形成的不同载体、形式的文件材料，包括全套随机图样。

第八条  不归档的文件材料

（一）上级单位有关设备管理工作的普发性、无需办理的文件；

（二）未定稿的管理性文件；

（三）未生效的合同、协议书；

（四）重复文件、校内部门发来的文件；

（五）无参考价值的一般性函件；

（六）仪器设备广告、宣传材料、订货会及展销会宣传材料等。

以上不归档文件如有必要可作为资料保存。

第三章  立卷归档

第九条  学校资产管理处是我校设备文件材料形成、收集、汇总、立卷部门，需安排一位部门领导分管设备档案工作，并配备相应的专（兼）职档案员，负责设备文件材料的日常形成、收集、立卷工作。

第十条  从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术性文件，均归口资产管理处负责收集、整理，过程结束后由资产管理处移交档案馆。

第十一条  保管使用部门负责设备随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交档案馆。

第十二条  各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、收集、管理工作，科研人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

第十三条  设备文件材料要格式统一、字迹工整、图像清晰。

第十四条  设备文件材料一般归档一份，重要或经常使用的可酌情增加副本。

第十五条  资产管理处档案员应按照下述要求，认真做好案卷的整理组卷工作。

（一）设备验收完成和进口设备索赔期满后，应立即着手进行该设备应归档文件材料的整理组卷工作。归档文件应当为原件，要求签字和盖章的必须有签名和公章。

（二）根据设备文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于参考的组卷原则,对设备文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按设备组成一个或若干个案卷。

（三）管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告等整理组卷，排在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。卷内的文字材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。

（四）每卷档案单独顺序编排并标注页码。凡有文字的正反页面都要标注页码，采用阿拉伯数字，正面标注在页面右下角、反面标注在页面左下角。在每件文件材料的右上角加盖部门名称、档号、件号的印章，并逐一填写。

（五）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补，对引进设备中的专用文件夹可以保持原状。

（六）设备文件材料采用卷盒方式保管。引进设备文件用上述装具保管有困难的，可按其自然状态保管。设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并要求标明参见号。

（七）归档文件按设备立卷并装盒后，填写卷内目录和备考表。卷内首页应为卷内目录，如卷内文件自带目录则不必再放。备考表应写明本案卷文件材料和图纸的总页数，并对文件材料的完整度、准确度、损坏、缺失情况加以说明。日后案卷内的文件材料和图纸需要变更、修改时，档案管理人员及时在备考表上注明。

（八）每卷档案应分类编号，形成设备档案档号。每个档号分为五层，格式为：年度号+设备档案一级类目+设备档案二级类目+设备档案三级类目+案卷号。其中，年度号为仪器设备购置年份。

（九）填写案卷封面各栏目。案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。

（十）确定卷内文件的保管期限与密级。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，定为长期保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限与设备相同。设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研档案确定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

第十六条  归档验收

（一）设备档案在设备验收完毕、投入使用后三个月内正式归档。档案移交时填写移交目录，一式两份，交接双方在移交目录上签字盖章，各留一份备查。

（二）各设备立卷部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求期限改正后归档。

第四章  设备档案的管理

第十七条  归档到档案馆的设备档案，在综合档案库房设备档案专用密集架有序存放，妥善保管。

第十八条  设备档案可查阅、复印和拍照，一般不外借。校内单位利用设备档案，出具查档介绍信和本人有效身份证件，到档案馆办理。如因特殊情况需外借档案，应提出书面申请，经资产管理处与档案馆领导审批同意后，办理借出手续，并保证借出档案的完好和安全，用毕及时归还。