北京科技大学声像类档案管理办法

北京科技大学声像类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为建立健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》及其管理实施办法、《高等学校档案管理实施办法》等相关法律法规，结合我校的具体情况，特制定本办法。

第二条  单位或个人在教学、科研、管理、学习、生活或社会活动中，通过摄录、扫描或拷贝等方式形成的具有保存价值的各类电子文件的载体实体，均属声像档案。

第三条  声像档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，对声像档案形成数量大、利用率高的电教中心，经研究决定成立声像档案分室。

第四条  声像档案工作应纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作与建档工作同步管理。

第二章  归档范围的确定

第五条  确定的原则

（一）归档的学校各项活动中形成的,或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体,不同声像载体之同的自然联系，注意其成套性特点。

第六条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理，制作工作和声像载体材料三方面。

（二）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是原件。

第七条  不归档的文件材料

（一）不能反映本校工作、活动的声像材料；

（二）音响、画面严重失真，内容残缺，无使用价值的声像材料；

（三）重复声像材料。

第三章  立卷归档

第八条  电教中心声像档案分室负责自身形成的声像档案的立卷归档、保管。校办、宣传部、工会、团委及其他形成声像档案的部门，形成的声像载体档案直接向档案馆归档。

第九条  声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。

第十条  专（兼）职档案员对收集来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

第十一条  整理组卷的基本原则应根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容多载体合成的档案，应注明参见号。既要保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

第十二条  立卷分类

（一）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。声像载体材料按其载体不同分为以下10类。01光盘：数码光盘的简称。02硬盘：移动硬盘的简称。03幻灯：幻灯片的简称。04微缩：微缩胶片的简称。其他如05录像带、06录音带、07胶卷、08优盘、09磁带、10唱片等不再简称直接使用其名称。

（二）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；

（三）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分；

（四）声像档案的归档范围

人物类：1.历届校领导；两院院士，长江学者，教授；学科带头人，学术带头人，国家与省部级各类人才和名师；有突出贡献的教育、科研、管理人员；市级以上先进工作者、劳动模范；国内外具有一定影响的知名校友。以上人物的照片、录音和录像等；2.中央和省市电台电视台介绍或采访我校领导、教授、学者等相关的声像材料。收集范围：标准照片一张（规格3×5厘米以内）。工作照片一至二张（根据各自工作的性质和特点，选择最具代表性的5寸照片）。收集能反映其一生不同年代所产生的具有代表性的照片，张数不限，如：从学生时代到从事教学。科研、产业、党政管理工作。参加具有一定影响的学术会议以及其他重要会议等。家庭生活照片。重要的录音、录像材料。

党群行政类：1.召开的各类代表大会及重要会议与活动。如：党代会、团代会、学代会、工代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会、各种纪念日庆祝活动、传达全国性重要会议以及重要的检查、验收、评比等活动，含开幕、闭幕场面，会议代表发言、会议情况的声像材料（包括照片、录音、录像）。2.中央、部、省、市领导前来我校视察、检查和指导工作的声像材料。在此期间召开的会议可收集含会标及反映主席台场面的照片，领导的讲话照片和能反映会场气氛的照片。3.社会知名人士来校活动以及中央、省、市和兄弟院校代表团、慰问团、参观团来校活动的声像材料。4.国内有影响的教授、博士、科学家、专家等来校访问活动的声像材料。5.本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。6.我校承办或主办的国内各类重要的非学术会议的声像材料。7.民主党派和校友会重要活动的声像材料。收集含会标与主席台、领导人讲话、代表的发言、校友会成员的合影等声像材料。

教学类：1.迎新、开学典礼、毕业典礼，包括：校领导、来宾讲话和师生代表发言活动场面等声像材料。2.课堂教学，包括教授、专家、校外学者、名誉教授授课场面，教师自编多媒体课件，使用自制仪器、仪表等的教学录像、录音、影片和幻灯片等。3.具有一定影响的本科生、研究生、博士生论文答辩会，应拍摄或制作导师、论文答辩者以及答辩委员会成员的照片、录像或录音。4.教学实践，包括：学生实验操作、师生实习、咨询、社会调查等声像材料。5.思想教育，包括：校内外组织的义务劳动，党团活动，学生参观，传统教育，英模报告，社会实践，各类奖学金、奖教金发放仪式，先进事迹，军训等声像材料。6.竞赛活动，包括：校内外组织的各种教学、实验、智力竞赛等活动场面的声像材料。7.学生毕业班合影，获得各种学位的毕业生学位照。

科研类：1.重要学术活动，包括由我校主办、承办的各种重要的教学、科研会议以及各项活动，本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘、光盘等。2.科学研究，包括重要课题研究过程中开发的各种能反映该项目主要特征或试验情况的声像材料。3.科研成果，包括鉴定会场面的声像材料以及研究成果样品、样机和著作等相关照片。

设备类：1.生产活动，包括重要产品样品、产品生产过程、仪器设备安装、产品使用等相关的声像材料。2.教学、生产、试验装备，包括我校重要的仪器设备外貌、内部结构、设备维护、改装等相关的声像材料。3.有关重点学科、重点实验室建设的声像材料。

外事类：1.外籍人员来校活动（含海境外代表团），授予海境外专家或学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号等，在此期间组织的参观、座谈交流、讲学等各种活动形成的声像材料。对国际知名的、有影响的学术权威、荣获国际大奖的海境外学者及海境外领导人等拍摄的照片、录像、录音，原则上数量不限。其余的声像材料收集和制作的数量，应力求少而精。2.国际会议，包括参加国内外举办的各种国际性学术会议、我校代表发言情况及大会活动的情况，大会主要场景。3.外籍人士赠送的礼品照片及其他声像记录材料。4.外籍学生、教师等在本校学习、生活和工作的声像材料。5.我校领导或我校组团的各类出访（含国内外），师生在海境外活动，包括访问、进修、留学等所获得的声像材料。6.记录我校与海境外团体签订联合办学、联营办企业、科研合作等协议、备忘录、合同等过程的声像材料。

基建类：1.反映我校不同历史时期的变化发展的校景和基建的照片、录像等。包括校门、教学楼、实验室、校园的主要景色等。2.基建项目。拍摄的声像材料应包括：开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的每一个环节直至竣工验收。3.我校建设规划、模型、校园内各景点的声像材料。

文化、艺术、体育类:1.作品。包括本校人员及与我校有关的知名人士创作的各种具有保存价值的艺术作品和获奖作品的声像材料。2.宣传和演出。包括校外文艺团体来校演出场面、我校承办的各种文艺汇演、比赛及各种文化娱乐活动的声像材料。3.我校组织和代表学校参加的各种展览、陈列的照片。至少每块版面拍摄一张照片。4.运动会。包括我校历届运动会开、闭幕式，领导讲话，比赛场面，破记录等场面的声像材料。5.校运动队训练、参加省级以上运动会竞赛场面、学生课余体育活动等场面的声像材料。

奖状、奖品类:1.在教学、科研、管理等活动中获得省级以上各种奖状、奖品、证章、证书等相关的声像材料。2.上级单位发来贺电、贺信等的照片。

其他:1.我校发生的其他重大事件的声像材料。如知名人士向我校捐赠的各种实物及各类捐赠仪式等。2.因公死亡及有名教授追悼会场面的声像材料。3.发生在本校的重大事故、突发事件的声像材料。4.反映我校过去不同历史时期的教学、科研、外事情况的声像材料。主要指收集或征集的过去的照片、录像、录音材料。5.其他具有重要保存价值的各种声像材料。

第十三条  立卷分工

（一）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；

（二）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

（三）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门征集或委托征集。

第十四条  归档材料的整理

（一）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘接，生霉受潮的，要及时冲淡、风干。

（二）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

（三）形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点，归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、重要人物、背景、拍摄者六要素。其中：用传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时，应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式，除将静态图像文件归档外，还应洗印重要的实体照片归档。用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时，应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式刻成光盘，再将其归档。用音频电子设备获得的声音文件（含口述档案），收集时，应将其转换为WAV、MP3通用文件格式，刻成光盘，再将其归档。

（四）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制品的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第6条  第3款执行。

（五）凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音磁带、录像磁带或光盘片等。归档的照片、影像、声音等应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整，表述准确和简练。

第十五条  归档验收

（一）声像材料形成部门应在规定时间向档案部门（含分室）办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（二）归档的声像载体的文字材料，必须符合案卷质量要求。

（三）综合管理材料归档时间为次年6月底以前，声像载体材料在完成制作后三个月内归档。

第四章  声像档案的管理

第十六条  对学校确立的声像档案分室及没有确立分室的，但在学校管理工作中确实形成声像载体档案的部门，其所在部门的领导应明确一名专（兼）职档案员，协同校档案馆认真做好声像档案的收集归档工作。

第十七条  按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校声像类档案的分类号有一、二级类目代号组成。

第十八条  声像类档案档号=年度号+声像档案分类号+案卷号。

第十九条  在案卷脊背上填写档号、案卷题名和保管期限。

第二十条  以案卷为单位登录目录，按档案号先后次序填写。

第二十一条  声像档案的排架要按不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

第二十二条  照片库房保持温度15℃-25℃，相对湿度55%-65%。其他声像档案库房应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜在18℃-24℃，相对湿度35%-45%，要有专用的设备和必要的保持措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

第二十三条  每年定期检查库房“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温湿度,保持库房整洁。

第二十四条  照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

第二十五条  每两年对库存档案进行一次全面核对检查，发现问题及时处理。

第二十六条  录像带、录音带等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象应及时进行补救。

第二十七条  声像档案的保管期限与相应文字材料（十大类档案）的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后应转录复制。

第二十八条  母带（片）与复制（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。