北京科技大学外事类档案管理办法

北京科技大学外事类档案管理办法

第一章  总  则

第一条  依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，为了加强我校外事类档案的收集、立卷、管理工作，充分发挥外事档案在学校各项管理工作中的作用，特制定本办法。

第二条  凡是学校与海境外团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

第三条  外事档案由档案馆统一集中管理，并保证其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第四条  外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量学校外事管理工作水平的重要标志之一，外事档案工作必须纳入学校外事管理工作计划、管理制度之中，落实到国际合作与交流处及其他有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

第五条  国际合作与交流处及外事活动较多的部门要有一位领导分管外事档案工作，确定专（兼）职档案员，并由本部门、本单位专（兼）职档案员负责收集、保管、整理本部门、本单位的外事档案材料，按期向档案馆立卷移交。

第六条  逐步实现外事档案现代化管理，并纳入学校信息网络统一管理和开发利用。

第二章  归档范围的确定

第七条  归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

第八条  归档的外事文件材料、须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

第九条  归档的外事文件材料须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

第十条  归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

第十一条  归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

第十二条  本校人员在海境外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复制件；海境外赠送学校纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存复制件和清单。

第十三条  不归档的文件材料包括：1）上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；2）未定稿的各种文件；3）未生效的合同、协议书；4）无查考利用价值的一般性、临时性函件；5）重份文件、校内各单位发来的文件；6）与校外单位交换来的材料。以上不归档的材料，也可有选择的由本部门作资料保存。

第三章  立卷归档

第十四条  国际合作与交流处是学校涉外管理、涉外教学、科研文件材料归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向档案馆移交。

第十五条  外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

第十六条  根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量，密级和载体等实际情况，保持文件之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

第十七条  对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与海境外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和海境外活动期间形成的材料及派出回国（境）后的综合性材料按活动性质分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

第十八条  拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

第十九条  外事文件材料采用卷盒方式保管，可以整理成厚卷装订，每卷不超过200页，也可组成薄卷装订，然后装盒保管。

第二十条  幅面大于卷皮或卷盒的文件要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，放国际合作与交流处保管，且档号与文字材料一致，移交目录一式两份，一份由国际合作与交流处保管，一份交档案馆保管。

第二十一条  以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面，只要有书写符号的文件材料，每面均为一页。每卷卷号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。

第二十二条  每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

第二十三条  移交档案时，交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案馆应拒绝接收，要求限期补正。

第二十四条  移交时填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份备查。

第二十五条  外事档案在次年6月底前归档。

第二十六条  档案馆对已接收的案卷要进行妥善保管，按档号顺序排架。