北京科技大学学生人事档案管理办法

北京科技大学学生人事档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为提高学生档案科学管理水平，有效保护和利用学生档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，特制定本管理办法。

第二条  以上级有关文件精神为依据，做好学生档案的收集、整理、保管、利用、转递工作，提高管理水平，为学校的发展及全校的学生工作服务。

第三条  学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全,有利于学生档案的利用。

第四条  学生档案必须按照规定向本校档案馆移交，集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。

第五条  学生档案工作应纳入学生工作处、研究生院、教务处等部门和各学生培养单位的管理制度和工作计划，以及工作人员的职责范围。相关各单位在布置、检查、总结本部门工作的同时，要同步布置、检查、总结学生档案工作。

第二章  学生档案归档范围

第六条  本科学生档案归档范围：高中阶段材料、高考阶段材料、体检表、党/团员材料、毕业生登记表、成绩单、奖励材料、毕业生就业通知书等。

第七条  研究生档案归档范围：入学前已形成的人事材料、研究生录取登记表、研究生入学登记表、思想品德鉴定表、体检表、成绩单、授予学位材料、毕业研究生登记表、党/团员材料、奖惩材料、毕业研究生就业通知书、学籍变动材料等。

第三章  档案馆学生档案管理工作职责

第八条  学校实行学生所在培养单位立卷制度。档案馆负责对各培养单位、有关部门学生档案材料的收集和整理工作进行指导、督促、检查。

第九条  档案馆按照规定向学校有关部门和用人单位提供利用，热情周到为利用者服务。

第十条  科学管理学生档案，遵守保密制度，维护学生档案的完整、准确与安全。

第十一条  做好新生档案的接收和毕业生档案的转递工作。并办理好其他有关事宜。

第四章  部门学生档案管理工作职责

第十二条  各学生培养单位应有一名负责人分管学生档案工作,并视情况配备与学生档案相适应的工作人员,负责本单位学生档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

第十三条  各形成学生档案材料的部门，一般在材料形成一个月内按要求把材料送档案馆人事档案室归档。

第十四条  学生档案材料一律打印或用钢笔、签字笔书写，字迹清晰工整，档案材料不得使用复印件。

第十五条  学生在校期间形成的档案材料，由各培养单位将形成的档案材料按学号顺序整理，然后按时到档案馆人事档案室进行归档入袋，并提交归档材料清单。

第十六条  各部门、各单位以及每位在校学生应重视学生档案管理工作，保证材料收集归档工作的顺利进行。材料归档后任何人不得擅自抽出销毁。严禁伪造、涂改、圈划、撕毁学生档案材料的现象发生，如有此类行为者将按档案法规追究责任，严肃查处。

第十七条  研究生院、教务处应在新生录取完成后尽快向档案馆移交新生名册；研究生院、教务处等部门应及时将学生学籍变动通知送交档案馆。

第十八条  招生就业处应在毕业生档案转递前，提前向档案馆提交毕业生派遣信息。

第五章  学生档案的查阅

第十九条  查阅人需持有组织介绍信经登记后在阅档室查阅，介绍信中须写明阅档人姓名、职务，查阅对象姓名、学号，查阅原因、查阅内容，不允许将档案带出阅档室。

第二十条  查阅学生档案的人员应为中共党员,学生不得查阅学生档案，任何人不得以任何理由查阅本人及其亲属档案。

第二十一条  查阅人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。如有此类行为者将按档案法规追究责任，严肃查处。

第二十二条  档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，借档人持所在单位介绍信，并严格履行登记手续方可借出并限期归还。

第二十三条  查阅学生档案一般限对研究生院、教务处、保卫处、各培养单位。阅档时要注意保护档案，不得弄脏弄湿，严禁阅档时吸烟。

第二十四条  各培养单位只能查阅本单位的学生档案,查阅其他单位学生档案,应经有关单位和档案馆负责人批准后,方可查阅。

第二十五条  纪检、司法等单位查阅学生档案需经过学校归口部门审核同意。

第二十六条  查阅学生档案时不得擅自复制、拍摄档案内容,确因需要从档案中取证的,须经档案馆同意。

第六章  学生档案的交接与转递

第二十七条  每年新生档案由各培养单位派专人负责收集并按学号顺序整理后，按时到档案馆人事档案室进行归档。归档时应提供归档材料清单，由档案馆人事档案室集中统一管理。

第二十八条  本科新生档案中如无高考阶段材料的，档案馆不予建档。在安排的时间内，无正当理由未移交新生档案的，档案馆人事档案室将不再受理。滞交的学生档案的管理和转递由持档单位自行办理。

第二十九条  学生取得学籍后，凡中途退学或转学，要求办理转档手续的，本科生应提交成绩单、退学通知原件及退学证明复印件，研究生应提交退学证明及学籍变动通知单，并均需提供档案转递单位名称、地址、接收人、联系电话等信息后方可转档。

第三十条  学生毕业时，档案馆按照招生就业处的派遣方案，将档案转递到毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生就业管理部门或人才交流机构。如有特殊情况，需将档案暂时保留在校的，经有关部门同意后，办理档案暂缓转递手续。

第三十一条  档案转递进行登记，打印“档案转递通知单”，通过EMS专属通道转递，本人不能自带。“档案转递通知单”回执返回后应及时整理备查。

第三十二条  学生档案转出一律不对学生个人和家长。用人单位到学校领取档案必须持有公函，经档案馆核实，并由领取人签名后，方可领取档案。

第三十三条  任何单位和个人，均不得将不该归档的材料归入学生档案。档案材料只对组织不对个人,对于个人材料,必须经过组织审查,符合归档规定的,才能归档。

第三十四条  学生档案一经寄出,应归档而没有按时归档的材料,由未按时归档的单位负责转递。

第三十五条  退回的档案,经核对无误后,做好退档信息记录,并归入档案库房保存。

第七章  附  则

第三十六条  本办法自发文之日起施行。

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。