档案馆综合档案整理制度

档案馆综合档案整理制度

为进一步规范归档文件整理工作，更好地适应信息化条件下学校档案管理工作需要，本着简化归档的原则，结合我校实际情况，制定本制度。

一、档案管理人员首先应对当年收集的档案材料进行检查，依照如下程序进行：1）检查案卷的文件成分，文件是否收集齐全完整。同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料；2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象；3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致；4）检查案卷文件数量。每卷不超过200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。

二、将上一年度形成的文件按照立卷规则排序组卷：1）分年度：将文件按其形成的年度分开，归入其形成的年度。2）分问题：在分年度的基础上，将文件按其内容所反映的不同问题、事物分开，同一内容的组成一卷。

三、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：1）批复、批示在前，请示、报告在后；2）正文在前，附件在后；3）正本在前，定稿在后；4）转发件在前，被转发件在后；5）其他文件材料按时间顺序排列。

四、同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。

五、卷内文件排列好之后，开始编制页号。凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，页号要求用签字笔标在页面右下角。

六、填写卷内备考表：填写本卷情况说明，包括卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

七、进行立卷的全部文件要首先去除金属装订物，然后再统一装订。

八、装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊。超过A4规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。