档案馆2019年归档工作通知

全校各归档单位：

为了保证我校2019年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关事项通知如下：

一、各单位档案工作分管领导（档案工作负责人）要高度重视各类文件材料的归档工作，为兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。

二、各单位兼职档案人员（档案工作联系人）应认真对待归档工作，将本单位2018年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

除本单位的正式发文以外，还要注意对以下几种文件材料的收集：（1）重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料；（2）网上发布的电子公文；（3）声像类文件材料。

三、档案馆综合档案室负责落实各单位归档工作，为各单位设置联系人各1～2名，其中第一联系人对口负责各单位的档案业务指导和相关调研，第二联系人协同相关工作。

四、归档范围和基本要求

归档范围包括党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类、实物类。不包括应归入以个人卷宗为单位的人事档案材料。如果有涉密文件材料，应与定密审批材料一同归集，但不应与非密文件材料混同归档。

基本要求：

1. 学校档案管理系统IP为：222.28.57.118，各单位可按照给定用户名登录，密码忘记或缺失的，可联系档案馆找回或新设。

2．实体归档前，归档单位应首先在学校档案管理系统录入归档案卷和文件的基本信息，之后对相关电子文件进行上传。

上传内容包括：本部门生成文件的电子版——全文上传，重要的活动图片及重要奖项的图片——图像上传（不含科技获奖），数据库格式的文件——转成EXCEL格式上传。如需上传文件过于庞大，可以以其他载体形式集中归档。

3．归档时，归档单位应保证归档的案卷和文件实体其内容形式与登记信息充分一致。档案馆将对录入条目、上传文件和图片及案卷实体同时进行验收。

4．对归档内容、范围不明确的，请及时与档案馆联系。

五、归档时间

2019年归档时间，截止于6月30日。

希望各单位认真做好本单位的归档工作。各项变动和未尽事宜请与档案馆综合档案室联系。

联系电话：62332664；工作邮箱：dag@ustb.edu.cn 。